STIL udleverer de data fra EASY-A til institutionerne, som institutionerne er forpligtet til at opbevare. Institutionerne skal installere og indlæse data i en database.
Følgende typer af data, samt alle de informationer, der danner baggrund for data (eksempelvis elevens navn og CPR.nr., som en given karakter er givet til), udleveres til institutionerne:
- Indberetninger pga. regnskabsloven
- Opkrævninger pga. regnskabsloven
- Indberetninger til AUB pga. krav fra AUB
- SU-indberetninger pga. krav fra SU
- Resultater (karakterer, årskarakterer m.v.) pga. uddannelsesbekendtgørelsen
Sammen med databasen følger en række prædefinerede standardudtræk, som er beskrevet på siden: Dataudtræk.
Bemærk følgende om de udleverede data:
- Personoplysninger om fx værger eller navnebeskyttelse er senest opdateret med data fra CPR-registeret ét år efter en persons ophør på institutionen, dog kun frem til institutionens ophør med anvendelsen af EASY-A.
- Data om eksamensbeviser var ikke en del af EASY-A og er derfor ikke med i det udleverede, men udtræk af karakterer kan bruges til at danne en karaktermeddelelse.
Inden data udleveres til den enkelte institution, slettes overflødige data. Det betyder, at ca. 2.775 af EASY-A's i alt 3100 tabeller slettes.
Følgende typer af data gemmes ikke:
- Filarkiv fra EASY-A (indeholder fx eksamensbeviser)
- Medarbejdere:
- Stamoplysninger
- Arbejdstid
- Kompetencer
- Censorer
- Ikke-optagne ansøgere
- Bygninger og lokaler
- Indberetninger (bortset fra tilskud, AUB og SU)
- Eksamensoplysninger herunder XPRS (bortset fra eksamensbegivenheder)