Oprydningsregler
Med udgangspunkt i ovenstående skema har STIL lavet et oprydningsprogram, som udleveres til institutionerne sammen med data. Oprydningsprogrammet kan sættes til at afvikles automatisk, se Installationsvejledning. Oprydningsprogrammet sikrer, at data, som institutionerne ikke længere er forpligtet til at opbevare, slettes. Programmet rydder op i alle personhenførbare data.
STIL anbefaler, at oprydningsjobbet afvikles minimum én gang om måneden. Der er ikke fastsat en bestemt tidsramme i lovgivningen for, hvornår eller hvor ofte man skal slette personhenførbare data, når man ikke længere har hjemmel til at opbevare oplysningerne. Dog er vurderingen, at oplysninger, man ikke længere har hjemmel til at opbevare, skal slettes minimum én gang om året. Den enkelte institution skal have en fastlagt og beskrevet procedure for, hvornår personhenførbare oplysninger slettes, samt kunne dokumentere, at proceduren overholdes.
Hvordan beregningerne er lavet for, hvornår data skal slettes, kan ses i nedenstående skema.
Beregningsgrundlag | |
---|---|
Aktivitetsindberetninger |
|
Opkrævninger |
|
Elever, AMU-kursister, IV-kursister og Skolehjemselever |
|
Personer |
|
Udover den løbende oprydning laver STIL en indledende oprydning, inden data udleveres til institutionerne. Her fjernes alle de tabeller og de data, som institutionerne ikke er forpligtet til at opbevare. Den indledende oprydning skal alene køre én gang.