Det er en kommunal opgave at vedligeholde Dagtilbudsregisteret, hvad angår de kommunale institutioner. Derfor skal kommunale dagtilbud, som mangler i Dagtilbudsregisteret eller som ønsker at få rettet stamoplysninger, henvende sig til kommunen, som har ansvaret og opgaven med at vedligeholde dagtilbuddet i Dagtilbudsregisteret. Institutioner skal oprettes i hierarkisk orden. Det vil sige, at en daginstitution på forældrebestyrelsesniveau skal oprettes før en anvisningsenhed, som igen skal oprettes inden en alternativ adresse oprettes. Oprettelsen foretages direkte i det kommunale administrative system for pladsanvisninger, hvorefter dette vil fremgå i registeret. Kontakt kommunens systemleverandør, hvis der er spørgsmål til denne del. Ved oprettelse i Dagtilbudsregisteret får institutionen tildelt et dagtilbudsnummer på hhv. daginstitutions- og anvisningsenhedsniveau samt hvis relevant alternativadresseniveau. I daglig tale kaldes dette dagtilbudsnummer et g-nummer, da det for hovedparten af institutionerne vil være G og fem tal, men i enkelte tilfælde kan der være et andet bogstav foran – det er uden betydning. Det er kommunens ansvar at opdatere oplysninger vedr. de kommunale daginstitutioner på både daginstitutions- og enhedsniveau, hvis der sker ændringer i fx navn, e-mail, telefon mv. Ændringer foretages direkte i det kommunale administrative system for pladsanvisninger, hvorefter dette vil fremgå i registeret. Kontakt kommunens systemleverandør, hvis der er spørgsmål til denne del. Det er vigtigt, at en navneændring på en daginstitution, udelukkende repræsenterer et navneskifte. Hvis der sker ændringer i ejerform, lovgrundlag eller administrationskommune skal dette behandles som en nedlæggelse af det ene dagtilbud og nyoprettelse af et andet, jf. princip 3 om, at dagtilbudsnumre ikke må genbruges. Vær her opmærksom på de underliggende anvisningsenheder, som ligeledes skal nedlægges og oprettes på ny, hvis daginstitutionen nedlægges. Hvis der på anvisningsenhedsniveau sker ændringer i navn og kontaktoplysninger, kan det ændres i det kommunale administrationssystem. Hvis der derimod sker ændringer af CVR-nummer skal dette behandles som en nedlæggelse af det ene dagtilbud og nyoprettelse af et andet, jf. princip 3 om, at dagtilbudsnumre ikke må genbruges. Dagtilbudsnumre for nedlagte institutioner må ikke genbruges. Lukkes en institution i kommunen, mens en ny åbnes, skal den lukkende institution nedlægges i registeret, og den nye oprettes fra ny. Det samme gælder for anvisningsenheder og alternative adresser. Det er ikke muligt at slette flere anvisningsenheder på én gang i Dagtilbudsregisteret. Dvs. hvis en hel daginstitution med flere anvisningsenheder skal slettes, skal de underliggende anvisningsenheder slettes én efter én, før en institution kan slettes. Hvis en anvisningsenhed skal flyttes fra én daginstitution til en anden inden for den administrerende kommune, er det muligt at gøre i det kommunale administrationssystem. Brug af funktionen til flytning af anvisningsenheder i Dagtilbudsregisteret må kun anvendes, hvis der ifm. flytningen ikke sker grundlæggende ændringer for dagtilbuddet i ejerform eller lovgrundlag. Hvis to institutioner sammenlægges, eller hvis en institution deles i to, skal kommunen slette de gamle institutioner i Dagtilbudsregisteret og oprette hhv. en eller to nye institutioner. På den måde sikres det, at alle oplysninger bliver opdateret, og institutionerne fremstår som nye. Hvis der i forbindelse med sammenlægningen ikke sker ændringer i ejerform, lovgrundlag, institutionstype, administrationskommune og CVR-nummer, kan kommunen vælge at bevare den ene institution, og slette den anden institution. Hvis der sker ændringer i ovenstående i forbindelse med sammenlægningen skal begge dagtilbud nedlægges, og der skal oprettes to nye. Alle institutioner, som er oprettet i Dagtilbudsregisteret, har mulighed for at få adgang til Unilogin. Dette sker via et administrativ system, som institutionen anvender til brugeradministration, hvor institutionens brugere oprettes i SkoleGrunddata, som er udgangspunktet for, at en bruger kan anvende Unilogin. Kommunale institutioner skal derfor henvende sig til kommunen gennem deres administrative system for at få adgang til Unilogin. Klik her for at læse mere om adgang til Unilogin for daginstitutioner Hvis en kommune har behov for at knytte et Unilogin til børn uden for institutioner, fx hvis de ønsker at anvende STILs sprogvurderingsværktøj, er det nødvendigt at oprette en institution i Dagtilbudsregisteret. Kommunen skal oprette en særskilt institution under lovgrundlaget ”Kommunal”, hvor det tydeliggøres i navnet, at der er tale om anvendelse til sprogvurdering ved at navngive institution og enhed: ”Sprogvurdering”. Der vil på sigt komme et nyt lovgrundlag og institutionstype i registeret, der skal bruges i tilfælde ved børn uden for institutioner. Det er derfor vigtigt, at der i de nuværende oprettelser af institutioner til børn uden for institutioner angives korrekt telefonnummer og e-mail på pladsanvisningen, så de kan kontaktes, når det bliver aktuelt. Dagplejere skal ikke registreres individuelt i Dagtilbudsregisteret. I stedet registreres grupper af dagplejere. Det er op til den enkelte kommune at finde en organisation for og navne til disse grupper af dagplejere i Dagtilbudsregisteret – det kan gøres i allerede eksisterende opdelinger eller helt nye. Hver kommune skal have minimum én klynge til kommunens dagplejere. For at oprette dagplejegrupper i Dagtilbudsregisteret skal kommunen først oprette en dagplejegruppe på daginstitutionsniveau for herefter at oprette én anvisningsenhed. Dette har vist sig mest hensigtsmæssigt særligt ift. brugen af AULA og Unilogin. For en mere teknisk vejledning til Dagtilbudsregisteret, henvises til den tekniske vejledning.Vejledning til kommunale tilbud
Oprettelse af institutioner, anvisningsenheder og alternativadresser
Ændring af institutionsoplysninger
Ændringer på dagsinstitutionsniveau
Ændringer på anvisningsenhedsniveau
Nedlæggelse af institutioner
Flytning af anvisningsenheder
Sammenlægning og opsplitning af institutioner
Adgang til Unilogin
Oprettelse af børn uden for institutioner
Vejledning til dagplejere i Dagtilbudsregisteret
Teknisk vejledning for kommuner