I foråret 2024 er Elevdatabasen udvidet med flere oplysninger om elevens start og afslutning på uddannelsen. I modsætning til elevens skoleperioder refererer disse oplysninger til elevens start og afslutning af den samlede uddannelse på denne institution/afdeling.
De nye felter er tilføjet på overordnet elev-niveau i elementet Uddannelsesoplysninger i grænsefladebeskrivelsen. Det er således oplysninger, der gælder for hele elevens uddannelse. De underliggende "elevskoleperioder" ændres ikke, men de nye felter har betydning for validering af disse data. Betydningen af de nye felter er beskrevet herunder.
indmeldtOptagetDato: Dato for elevens optagelse (eller indskrivning) på uddannelsen på denne institution/afdeling. Denne dato skal altid være defineret for elever, der indberettes. Elevens "elevskoleperioder" må ikke starte før denne dato.
afgangsaarsag: (Kode for) årsag til elevens ophør på uddannelsen. Feltet kan være udefineret i indberetning af en elev, indtil oplysningen er registreret i systemet. Udfaldsrummet for afgangsaarsag er defineret af de centralt udmeldte afgangsårsager, som kan aflæses fra Uddannelsesmodellen (https://viden.stil.dk/pages/viewpage.action?pageId=144015420). For GRUND anvendes et udpluk af de samme koder. Herved sikres et bedre og mere ensartet grundlag for validering af data. Hvis slutDato er defineret, skal afgangsaarsag som hovedregel også være defineret, med undtagelse af pkt. 2 herunder (elever, der flytter afdeling under samme hovedinstitution)
slutDato: Sidste dag, eleven har tilknytning til institutionen/afdelingen. Feltet må først sættes når alle elevskoleperioder har en slutdato. Hvis afgangsaarsag er defineret, skal slutDato også være defineret og udfyldt med elevens afgangsdato. Bemærk, at de enkelte skoleperioder også har en "slutdato", som ikke skal forveksles med slutdatoen for elevens samlede uddannelse.
Felterne indgår i version 2 af grænsefladebeskrivelsen.
Særligt for institutioner med afdelinger (hierarkiske institutioner)
- Hvis ovennævnte oplysninger i SA-systemet kun er registreret på hovedinstitution, nedarves disse til eleven og skal derfor indberettes med elev-oplysninger på den afdeling, eleven er tilknyttet.
- Hvis en elev skifter afdeling og fortsætter samme uddannelse på en anden afdeling under samme hovedinstitution, indberettes slutdato for eleven på den forrige afdeling, mens afgangsårsag forbliver udefineret. Dette skyldes, at denne begivenhed (for nuværende) ikke er repræsenteret af de nuværende centrale afgangsårsager. Dette kan ændre sig senere.
Elevdatabasen baserer oplysninger herom på data fra Institutionsregistret (Hvor feltet "enhedsart" har en af følgende værdier: 0=ikke hierarkisk, 1=hovedinstitution, 2=afdeling)