Sekscifret unik kode relateret til én enhed. Tidligere refererede de første tre cifre til enhedens kommunale beliggenhed, dvs. hvor enheden fysisk var placeret, mens de sidste tre cifre var et fortløbende nummer. Enhedens CVR-nummer. Enhedens P-nummer. Enhedens fulde navn. Det maksimale antal karakterer for variablen er 128. Dog anbefales det, at navnet ikke overstiger 49 karakterer, da flere af de systemer, der trækker data fra Institutionsregisteret ikke kan håndtere navne med mere end 49 karakterer Til brug for systemer, der håndterer institutionsnavne af en længde på maksimalt 49 karakterer, skal det mellemlange navn angives. Et forkortet navn for enheden. Det maksimale antal karakterer for variablen er 15. Det forkortede navn bruges kun til interne kørsler. Trecifret kode, der angiver, hvordan enhedens navn ønskes delt. Vedligeholdes ikke længere og indholdet kan ikke ændres. Institutionens adresse angives i to forskellige formater, da der i forbindelse med revisionen af institutionsregisteret i 2009 er indført en adressekodning efter OIO-standarden, samtidigt med at den hidtil anvendte institutionsadresse på kort tekstform (se nedenfor) fortsat indberettes til brug for flere systemer. Det fastsatte navn på en vej, gade, plads, sti og lign. Vejnavnet angives som tekst. Det indgår som en del af adressen. Entydig identifikation af en navngiven vej, gade, plads, sti og lign., indenfor den pågældende kommune. Vejkoden indhentes fra AWS.dk på baggrund af korrekte oplysninger om vejnavn, postnummer, etc. Nummerbetegnelse inkl. et evt. stort bogstav, som identificerer en bestemt adgang til en bygning, en grund eller et teknisk anlæg og lign. med udgangspunkt i den navngivne vej, som giver adgang hertil. Husnummer og bogstav indtastes derfor i samme felt. Identifikation til beskrivelse af den etage, som en bestemt indgangsdør er beliggende på i den pågældende opgang. Hvis der anvendes dørbetegnelse i adressen, skal denne angives. Lokaliteten kan være et gårdnavn, navn på ejendom, bygning eller bolig eller lign., som anvendes som supplerende postadressebetegnelse. Stednavn er fastsat som en del af den officielle adressebetegnelse for en bestemt vej eller for nærmere dele af en vej (husnummerintervaller). Som bynavn kan anvendes et egentligt bynavn eller et andet lokalt stednavn. Enhedens postnummer Navn på postdistriktet, dannet ud fra postnummeret. Bynavnet udledes automatisk af postnummeret og registerets stamtabel over postnumre. Eventuel postboks for institutionen angives her. Ud fra korrekte oplysninger om adressen ifølge OIO-standarden bestemmes den geografiske breddegrad. Ud fra korrekte oplysninger om adressen ifølge OIO-standarden bestemmes den geografiske længdegrad. Enhedens adresse og/eller eventuelle postboksnummer på lang tekstform. Variablen skal udfyldes med husnummer. Enhedens adresse og/eller eventuelle postboksnummer. Variablen skal udfyldes med husnummer. Variablen er påkrævet udfyldt for alle enheder. Af hensyn til benyttelsen i forskellige systemer, er Institutionsadresse på kort tekstform begrænset til 34 tegn. Kode, som angiver enhedens beliggenhedskommune. Christiansø er tilføjet beliggenhedskommunerne og har fået tildelt værdi 411. Kode, som angiver enhedens beliggenhedsregion, dannet ud fra beliggenhedskommunen. Trecifret kode, som angiver i hvilken kommune enheden var beliggende før 1. januar 2007. Variablen vedligeholdes ikke længere. Kode, som angiver enhedens administrationskommune eller administrerende region. I bilaget er vist koderne for administrationskommune efter 1. januar 2007. Dato for skift af beliggenhedskommune i forbindelse med kommunalreformen 1. januar 2007. Variablen vedligeholdes ikke længere. Trecifret kode, som angiver enhedens administrationskommune. Institutioner, som er underlagt en region i stedet for en kommune, har ikke angivet en værdi. Fire-cifret kode, som angiver enhedens administrationsregion, hvis institutionen hører under regionens ansvar. Trecifret kode, som angiver enhedens administrationskommune før 1. januar 2007. Variablen vedligeholdes ikke længere. Enhedens øverste daglige leders fulde navn. Hvis en stilling er ledig, har tidligere praksis været, at man skrev vakant i lederfeltet. Men denne praksis er nu ændret, således at en ledig lederstilling angives med et blankt felt. Til brug for systemer anvendes det korte navn på institutionslederen. Det er en tekst på 34 tegn. Enhedens officielle e-mail-adresse og ikke personlig, da vigtige meddelelser til enheden ellers kan gå tabt ved ferie, sygdom og andet fravær. Enhedens officielle web-adresse. Enhedens officielle telefonnummer. Dette angives som xxxx xxxx (der skal indtastes et mellemrum).Kontaktoplysninger
Institutionsnummer
Denne tildeling er ændret, således at de første tre cifre ikke længere nødvendigvis refererer til den kommunale inddeling, idet der ikke ændres institutionsnummer på enheder, som flytter kommune.
STYRELSEN FOR IT OG LÆRING er ansvarlig for tildeling af institutionsnumre til nye enheder og opretter kun enhederne, når de er godkendt af de administrerende kommuner/regioner eller Undervisningsministeriet. Fra og med årsskiftet 2009/2010 vil nye institutionsnumre blive tildelt fortløbende begyndende med 280001.CVR-nummer
Alle virksomheder, herunder selvstændige institutioner, har et CVR-nummer. CVR-nummeret er et 8-cifret nummer, der er unikt for den enkelte virksomhed. CVR-nummeret er virksomhedens identifikationsnummer. Det er således CVR-nummeret, der skal bruges, når en virksomhed ønsker at identificere sig overfor myndigheder og private f.eks. i forbindelse med udstedelse af fakturaer mv.
For kommunale enheder vil CVR-nummeret være det samme som den administrerende kommunes. Selvejende enheder har selvstændigt CVR-nummer.
CVR-nummeret kan findes eller tjekkes ved at benytte hjemmesiden cvr.dk.P-nummer
Ud over et CVR-nummer får en virksomhed, herunder selvejende enheder, også tildelt ét såkaldt P-nummer (produktionsenhedsnummer) for hver fysisk beliggenhed, hvor virksomheden driver virksomhed fra. P-nummeret er et 10-cifret entydigt nummer. Da virksomheden tildeles et P-nummer for hver fysisk beliggenhed, hvorfra der drives virksomhed, kan der således være tilknyttet flere P-numre til samme CVR-nummer. En produktionsenhed er en adresse, der ejes af en virksomhed; en adresse, hvor virksomheden udfører aktiviteter.
"Hoved P-nr." hhv. "Hoved-P-enhed" er nummeret hhv. navnet på netop den p-enhed, der ligger på samme adresse som "modervirksomheden". Oftest har virksomheden kun én adresse, og derfor kun ét P-nr. (som så er hoved P-nr).
Kommunale enheder tildeles i henhold til ovenstående et selvstændigt P-nummer i forhold til deres administrationskommune, og dette nummer er unikt for den enkelte enhed.Institutionsnavn
Institutionens mellemlange navn
Institutionens korte navn
Deling af navn
Institutionsadressen
Den OIO-standardiserede adresse består af flere dele, heriblandt vejnavn, vejkode, hus-nummer-bogstav, etage, dørbetegnelse, lokalitet, stednavn, postnummer, postboks.
Af hensyn til Undervisningsministeriets edb-systemer indtastes der indtil videre også en institutionsadresse på kort tekstform som supplement til den OIO-baserede adresse.Vejnavn
Vejkode
Husnummer-bogstav
Etage
Dørbetegnelse
Lokalitet
Stednavn
Postnummer
Postdistrikt
Postdistrikt/Bynavn
Postboks
Geografisk breddegrad
Geografisk længdegrad
Institutionsadresse på lang tekstform
Institutionsadresse på kort tekstform
Beliggenhedskommune
I bilaget er vist koderne for beliggenhedskommune efter 1. januar 2007.Beliggenhedsregion
Gammel beliggenhedskommune
Administrationskommune/administrationsregion
Tidligere har variablen indeholdt værdier fra 1-3 med oplysninger om institutionen var en statsskole, selvejende offentlig skole eller selvejende privat skole. I forbindelse med implementeringen af de nye kommuner i registeret, blev det besluttet at udelade koderne 1-3, da disse fremgår af variablen ejerkode.Dato for kommuneskift
Administrationskommune
Administrationsregion
Gammel administrationskommune
Institutionsleder
Lederens navn angives med fornavn efterfulgt af efternavn.. Er der behov for at tilføje en titel eller oplysning om lederen er konstitueret (forkortelsen ”konst.” benyttes), gøres dette efter et efterstillet komma efter navnet. Hvis lederens navn kun er angivet med forbogstav indsættes der punktum og mellemrum efterfølgende. Nedenfor er skitseret et par eksempler.
Eksempler: Hans Jensen Hans Jensen, skoleinspektør Hans Jensen, konst. H. Jensen H. K. JensenInstitutionsleder, kort navn
E-mail-adresse
Web-adresse
Telefonnummer